在山西，企业在编制排污许可证申请过程中与相关部门沟通时，应注意以下几点，以确保沟通顺畅、高效，避免不必要的误解和延误：

    提前准备：
        资料齐全：确保所有申请材料齐全、准确，包括环评批复文件、营业执照副本、法人代表身份证明、环保设施设计图纸、监测报告等。
        熟悉政策：提前熟悉国家和山西省的环保法律法规及相关政策，确保申请材料符合要求。

    正式沟通：
        书面沟通：重要事项应通过书面形式进行沟通，确保有记录可查，避免口头沟通带来的不确定性。
        官方渠道：通过官方渠道（如山西省生态环境厅官网、政务服务中心等）提交申请材料和查询进度。

    明确责任人：
        指定专人：企业应指定专人负责与相关部门的沟通，确保信息传递的准确性和及时性。
        联系方式：提供负责人的联系方式，以便相关部门随时联系。

    主动咨询：
        政策咨询：如有疑问，主动向相关部门咨询，特别是关于环保政策、技术标准等方面的问题。
        流程咨询：了解并咨询排污许可证申请的具体流程和时间节点，确保按时完成各项工作。

    积极配合：
        现场核查：积极配合相关部门的现场核查工作，提供必要的支持和协助。
        整改落实：如收到整改通知书，应立即进行整改，并及时反馈整改结果。

    透明公开：
        信息公开：主动向社会公开环保信息，接受社会监督，增强透明度。
        内部通报：及时向企业内部通报沟通进展，确保各部门协调一致。

    持续跟进：
        定期跟进：定期跟进申请进度，及时了解审批情况，确保申请顺利进行。
        反馈意见：认真听取相关部门的反馈意见，及时进行调整和改进。

    遵守时限：
        按时提交：确保在规定的时限内提交申请材料，避免因逾期而影响审批进度。
        及时响应：对相关部门的要求和通知，应及时响应并采取相应措施。

    保持礼貌：
        尊重对方：与相关部门沟通时，保持礼貌和专业，避免情绪化或不专业的行为。
        建立良好关系：通过友好、专业的沟通，建立与相关部门的良好关系，为未来合作打下基础。

通过以上注意事项，山西企业可以确保在编制排污许可证申请过程中与相关部门的沟通顺畅、高效，避免不必要的误解和延误，顺利完成申请工作。